共享工作簿功能，可以讓用戶使用共享工作簿來創(chuàng)建和編輯公式、更改格式乃至添加工作表。通過在 Microsoft Excel 工作簿和外部工作簿或外部文件中的信息之間建立幾種鏈接。與工作簿鏈接的文件既可以在本計(jì)算機(jī)中，也可以在局域網(wǎng)中，還可以在Internet中。通過這 些方法與數(shù)據(jù)建立鏈接，而不是復(fù)制它們，可以很方便地在這些外部數(shù)據(jù)被改動時(shí)更新工作簿。
在Microsoft Excel 2000中，協(xié)同作業(yè)更加方便了，因?yàn)楣ぷ鹘M中的每個成員都可以同時(shí)編輯工作簿。利用突出顯示修訂、沖突日志和批注可以輕而易舉地了解其他用戶的工作。
14.1.1 設(shè)置共享工作簿
1. 執(zhí)行“工具”菜單中的“共享工作簿”命令，出現(xiàn)一個對話框，然后單擊“編輯”選項(xiàng)卡。
2. 選擇“允許多用戶同時(shí)編輯，同時(shí)允許工作簿合并”復(fù)選框，然后單擊“確認(rèn)”按鈕。
3. 出現(xiàn)“另存為”對話框然后將共享工作簿保存在其他用戶可訪問到的一個網(wǎng)絡(luò)硬盤上。
4. 完成后，按下“保存”按鈕即可，同時(shí)可以看到文件的標(biāo)題欄上出現(xiàn)“共享”標(biāo)志。
之后，如果網(wǎng)上有其他用戶使用該文件時(shí)，再次執(zhí)行“工具”菜單中的“共享工作簿”命令，出現(xiàn)一個對話框，然后單擊“編輯”選項(xiàng)卡就可以見到使用它的用戶。
14.1.2 撤消工作簿的共享狀態(tài)
如果不再需要其他人對共享工作簿進(jìn)行更改，可以將自己作為唯一用戶打開并操作該工作簿。一旦撤消了工作簿的共享狀態(tài)，將中斷所有其他用戶與共享工作簿的聯(lián)系、關(guān)閉沖突日志，并清除已存儲的沖突日志，此后就不能再察看沖突日志，或是將共享工作簿 1. 執(zhí)行“工具”菜單中的“共享工作簿”命令，出現(xiàn)一個對話框，然后單擊“編輯”選項(xiàng)卡。
2. 確認(rèn)自己是在“正在打開工作簿的用戶”框中的唯一的用戶，如果還有其他用戶，他們都將丟失未保存的工作內(nèi)容。
3. 清除“允許多用戶同時(shí)編輯，同時(shí)允許工作簿合并”復(fù)選框，然后單擊“確認(rèn)”按鈕。
4. 出現(xiàn)如圖14-2的提示信息框，單擊“是”按鈕即可。
注意：為了確保其他用戶不會丟失工作進(jìn)度，應(yīng)在撤消工作簿共享之前確認(rèn)所有其他用戶都已得到通知，這樣，他們就能事先保存并關(guān)閉共享工作簿。14.1.3 查看工作簿中的修訂信息
要查看工作簿中的修訂信息的信息，可以執(zhí)行下列操作：
1. 執(zhí)行“工具”菜單中的“修訂”命令，執(zhí)行“突出顯示修訂”命令，出現(xiàn)如圖14-3的對話框。
3. 根據(jù)需要設(shè)置需要的選項(xiàng)，按下“確定”按鈕，可以看到每一個被修改的單元格出現(xiàn)蘭色的邊框。之后，當(dāng)指向這些單元格時(shí)，會出現(xiàn)一個信息框。
14.1.4 完成工作簿中的修訂 1. 執(zhí)行“工具”菜單中的“修訂”命令,執(zhí)行“接受或拒絕修訂”命令，出現(xiàn)如圖14-5的對話框。
3. 根據(jù)需要設(shè)置需要的選項(xiàng)，按下“確定”按鈕，可以看到如圖14-6的對話框。在該對話框中可以看到文檔的修訂信息，如時(shí)間、內(nèi)容和用戶。此外還有五個按鈕：接受、拒絕、全部接受、全部拒絕和關(guān)閉。
在該對話框下，我們可以根據(jù)需要按下相應(yīng)的按鈕。例如按下“接受”按鈕，后系統(tǒng)自動移到下一個修改的單元格。選擇“全部接受”將確認(rèn)所有的修改。按下“拒絕”按鈕，系統(tǒng)將工作表修復(fù)前的狀態(tài)。按下“全部拒絕”按鈕，系統(tǒng)將放棄對工作表進(jìn)行的修改。
